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Von Isabella Mader
Unternehmen können aus Information und Know-how der Mitarbeiter einen Konkurrenzvorteil und Produktivitätsvorteile generieren – oder ihre Mitarbeiter mit Bergen von Informationen lähmen und mehrere Stunden jedes Mitarbeiters täglich unwirtschaftlich vergeuden. In Wissen und Information liegen jene Potenziale für Effizienzsteigerung, die wir an anderen Stellen seit Jahren vergeblich suchen.
Stellen Sie sich vor, Sie kommen um 9 Uhr ins Büro. Bis um 11:30 Uhr werden Sie dann durchgehend unterbrochen. Richtig. Sie tun nichts, Sie werden nur unterbrochen und versuchen sich dann wieder auf das zu konzentrieren, was Sie vor der Unterbrechung gerade getan haben. Und schon werden Sie wieder unterbrochen. Summiert verbringen Sie an einem 9-Stunden-Arbeitstag auf diese Weise zweieinhalb Stunden. Wir werden über den Tag hinweg im Schnitt alle 11 Minuten unterbrochen, entweder durch den Kollegen, der in der Tür steht mit „Kann ich Dich einmal kurz etwas fragen?“, oder durch Telefongespräche, durch eingehende E-Mails usw. Diese zweieinhalb Stunden beinhalten auch aus den so genannten geistigen Rüstzeiten, die wir brauchen, um uns wieder in jene Tätigkeit einzudenken, die wir davor ausgeführt haben.
Unmittelbar danach schieben Sie am besten gleich die Mittagspause ein, nur eine halbe Stunde, um nutzlos vergangene Zeit einzusparen … Um 12 Uhr, frisch gestärkt, machen Sie sich daran, weitere 25% oder etwas über 2 Stunden Ihrer Arbeitszeit mit dem Schreiben und Lesen von E-Mails zu verbringen.
Es ist 14:15 Uhr. Sie gehen in eine Besprechung, die bis 16 Uhr dauern wird – das entspricht 20% Ihrer Tagesarbeitszeit. Danach suchen Sie nach Informationen und recherchieren, was Sie für Ihre Arbeit brauchen. Sie suchen Dokumente, Statistiken, Zahlen, Kosten … Wenn Sie damit fertig sind, ist es 17:30 Uhr. Eigentlich Zeit nach Hause zu gehen. 8 Stunden eines Arbeitstages sind um. Aber vielleicht machen Sie eine Überstunde, in der Sie für Denken und Reflexion Zeit haben.1
Freilich ist es boshaft, die Statistik in Tagesarbeitszeiten umzurechnen und ausgerechnet die Zeit für Denken und Reflexion ans Tagesende zu stellen – oder die Unterbrechungszeiten als durchgehenden Zeitraum am Tagesanfang darzustellen. Nicht umsonst haben viele Menschen das Gefühl, nach 8 oder 9 Stunden völlig ausgepowert nach Hause zu gehen und nichts substantiell weitergebracht zu haben. Dieser Eindruck wird recht oft zutreffend sein.
Der größte Produktivitätsschub aller Zeiten
Der Kreativitätsforscher Ernst Pöppel, Chef des Münchner Instituts für Medizinische Psychologie (IMP), glaubt, dass es in unserer Gesellschaft einen „Kreativitätsstau“ gibt, der „geradezu explodieren könnte, wenn die Büros in allen Institutionen täglich eine Stunde aus dem Kommunikationszwang aussteigen würden“. Pöppel weiter: „Wenn jeder Mensch in Deutschland eine Stunde am Tag ohne Unterbrechung durcharbeiten würde, bekämen wir den größten Innovationsschub aller Zeiten.“2 Während Unternehmen also mit Prozessoptimierungen oder lean Management um Effizienzgewinne ringen, lassen wir den hausgemachten Effizienzverlust im großen Stil durch Information Overload und Unterbrechungskultur unbeachtet?
Innovation kommt zum Erliegen
Wenn unsere Mitarbeiter ihren Tag derart ineffizient verbringen, bleibt zu wenig Zeit für Denken und Reflexion. Als Richtwert für Unternehmen, die aus der Expertise der eigenen Mitarbeiter Innovationskraft ziehen wollen, gilt mindestens 10% der Mitarbeiterzeit für Denken und Reflektieren über Arbeit und Produkte bzw. über Bedingungen oder Verbesserungsvorschläge frei zu halten. Mit diesen 10% kann man voraussichtlich gut mithalten und bleibt ausreichend konkurrenzfähig. Einen Konkurrenzvorteil herausholen und mit der Innovationskraft Konkurrenten überholen und Marktgewinne herauszufahren, gelingt aber erst ab 20% freier Zeit zur Verfügung der Mitarbeiter für eigene Optimierungen und das Verfolgen innovativer Ideen. Ein Beispiel dafür ist Google: 20% der Zeit jedes Mitarbeiters stehen für freie Ideengenerierung zur Verfügung. In der Management Szene setzt sich daher bereits die Einschätzung durch, dass die zentrale Innovation von Google nicht so sehr die Technologie sei, sondern die Unternehmenskultur. Vielfach versagen F&E Abteilungen, weil sie unter Bergen von Administration und von einer Unterbrechungskultur gelähmt werden.
Nicht mehr zeitgemäßes Informationsverhalten
Wir legen alle ein Informations- und Kommunikationsverhalten an den Tag, das noch für jene Informationsmengen zeitgemäß war, die wir in unserer Schulzeit vorfanden – ein Bruchteil der heutigen. Alles schön überschaubar im Lexikon nachzulesen. Seit Web 2.0 relevante Verbreitung erreicht hat, eskalieren die gesamtgesellschaftlichen Informationen und auch jene im Unternehmen. Mit schöner Selbstbeschädigungsstrategie erfinden wir auch regelmäßig neue Wege, um die Informationsmengen künstlich noch weiter zu erhöhen und unsere Mitarbeiter lahmzulegen, mit noch mehr Reports, die statt vierteljährlich auf monatlich umgestellt werden, mit noch mehr CC E-Mails, mit Management Alerts, Berichten, Blackberries und Smartphones, von denen aus am Sonntag um 22 Uhr noch E-Mails beantwortet werden (sollen), und mit einer unreflektierten Unterbrechungskultur. Auf „permanent standby“ hält das der eine Mitarbeiter länger, der andere kürzer aus. Und gleichzeitig wundern wir uns, dass das am stärksten zunehmende Phänomen der letzten 10 Jahre bei den Krankenständen den Namen Burnout trägt.
Arbeit 2.0
Der Mensch stellt sich aber tatsächlich auf veränderte Rahmenbedingungen ein und ist mittlerweile ein Meister der Selbstablenkung und Selbstunterbrechung. Web 2.0 Anwendungen tun hier ihr übriges. Kaum jemand kann sich heute mit voller Konzentration ein einstündiges Video Tutorial an einem Stück ansehen. Die Aufmerksamkeitsspanne ist reduziert, 5 Minuten Clips werden noch konzentriert wahrgenommen, längere Sequenzen gelten bereits als problematisch und werden selten zur Gänze angesehen.
Informationsinfarkt und Prävention: Was Sie in den nächsten Monaten tun können
Freilich sollte ein Konzept für mittlere und größere Unternehmen maßgeschneidert werden und beinhaltet ein systematisches, professionelles Informationsmanagement, optimierte Informationsflüsse und eine Kombination von organisationalen und Infrastruktur-Maßnahmen. Aber auch kleine Ansätze in der Teamkultur und in der persönlichen Arbeitsweise können bereits Erleichterung bringen. Informationsmanagement als Disziplin und relevante Expertise im Unternehmen ist jedoch bei weitem nicht so klar verankert wie andere Management Disziplinen. Dass heute ein Großunternehmen nicht ohne Prozessmanagement und Qualitätsmanagement auskommt, gilt als unumstritten. Für Informationsmanagement müsste dringend das gleiche gelten: Der Informationsinfarkt steht in vielen Unternehmen vor der Tür. Verbrachten Mitarbeiter noch vor 4 Jahren 25% ihrer Tagesarbeitszeit mit E-Mail Bearbeitung, zeigen einige neuere Studien bereits eine Erhöhung auf ca. 40% an. Dies und die exponentielle Zunahme der gesamtgesellschaftlichen oder auch organisationalen Informationsmengen (derzeit mindestens jährliche Verdoppelung im Schnitt) neben der Tatsache, dass deshalb nicht exponentiell mehr Mitarbeiter aufgenommen werden. Man rechnet derzeit damit, dass in den nächsten 2 Jahren dringender Handlungsbedarf im Informationsmanagement und in den internen Kommunikationsstilen von Unternehmen besteht. Viele Unternehmen haben das bereits wahrgenommen und suchen nach Lösungen. Dazu ein Warnhinweis: Viele CIOs meinen, sie würden Informationen managen. Doch die wenigsten haben tatsächlich die Disziplin des konkreten Informationsmanagements erlernt, das selbstverständlich keine rein technische Disziplin ist. Tatsächlich managen die meisten CIOs Technologien und nicht Informationen. Ein wirklich funktionierendes und durchgehaltenes Informationsmanagement (das nicht nur so heißt) ist auch 2011 immer noch eine absolute Rarität. Vereinzelt ist es in Großunternehmen vorzufinden, in mittelständischen Unternehmen gehört es bereits zur Seltenheit. Dabei liegen dort die voraussichtlich größten Produktivitätsgewinne, die wir derzeit erreichen können.
Ein maßgeschneidertes Informationsmanagement, das die Bedürfnisse einzelner Teams und der gesamten Organisation gleichermaßen systematisch abdeckt, heben Sie jedoch nicht über Nacht. Rechnen Sie eher mit einer Projektlaufzeit von 6 Monaten oder einem Jahr, je nach Ausgangssituation. Betrauen Sie in Ihrem eigenen Sinne aber nur erfahrene Informationsmanager mit dieser Aufgabe. So wenig Sie die Pressearbeit oder die Bilanzierung Ihres Unternehmens einem Anfänger übertragen, so wenig tun Sie das bitte auch mit dem Informationsmanagement. Das ist ein Task für Profis, die aus vielen dieser Projekte Erfahrungen mitbringen – zu vieles würden Anfänger übersehen, und teure Fehler wollen Sie in diesem Bereich nicht machen.
Was Sie gleich morgen tun können
Selbstverständlich können Sie am Montag ein Schild an Ihre Tür hängen „Bitte nicht stören“. Bestimmt machen Sie sich damit sehr beliebt … Tatsächlich kann es sein, dass Sie sofort als asozial gelten. Wenn Sie jedoch im Team oder im Kollegenkreis vereinbaren, dass jeder 2 oder 4 Stunden in der Woche das Recht hat, eine Terminkalendereintragung für die Finalisierung eines Projektberichtes oder eines Angebots etc. zu machen, ermöglichen wir einander eine höhere Produktivität und höhere Qualität. Die meisten Fragen können warten, Sie könnten ja auch in einer Konferenz sein, gerade einen Kundentermin haben oder einen Vortrag halten, alles Situationen, in denen Sie auch nicht angerufen und gerade einmal kurz zwischendurch etwas gefragt werden können. Eine solche Vereinbarung leistet bereits sehr viel und wird von jenen, denen diese Problematik bewusst ist (zumeist allen Mitarbeitern!), dankbar angenommen werden. Die positiven Effekte liegen auf der Hand.
Freilich können mit einem Beitrag nicht alle Problemstellungen des Informations- und Wissensmanagements beleuchtet werden. Die Kolumne wird das Thema aber sukzessive aufrollen und von den verschiedensten Fragestellungen her beleuchten. Fragen sind gerne willkommen und fließen in nachfolgende Beiträge mit ein.
1 Basex (2007) Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us.
2 Pöppel, Ernst (2005) Heureka, ich hab’s gefunden! Manager Magazin, Mai 2005. Online: http://www.manager-magazin.de/unternehmen/karriere/0,2828,341834,00.html
Über die Autorin:
Isabella Mader (42) leitet die Unternehmensberatung IMAC und ist Lehrbeauftragte an mehreren Universitäten und Fachhochschulen mit den Schwerpunkten Wissens- und Informationsmanagement, Social Media und Enterprise 2.0 sowie e-Learning und IT-Strategie. Sie leitet außerdem einen postgradualen Masterlehrgang (MSc) für Unternehmenskommunikation 2.0 an der Donau-Universität Krems als Lehrgangsleiterin. Vor ihrer aktuellen Tätigkeit wirkte Isabella Mader unter anderem viele Jahre für die Stadt Wien und für die Vereinten Nationen sowie als Kommunikationsmanagerin und Trainerin in der Privatwirtschaft.
www.imac.de
isabella.mader@gmail.com
16.08.2011 © TM 2.0 Technische Mitteilungen – Technical Reports
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